planear un banquete

Si tiene que planear un banquete, la tarea puede parecer desalentadora al principio. Sin embargo, planificar un banquete como un profesional es fácil si divide todo en pequeños pasos y aborda cada paso uno a la vez.

Encuentre un lugar para banquetes

La tarea más abrumadora de organizar un banquete es encontrar un lugar para albergar el evento. Algunos lugares se agotan con un año o más de anticipación, por lo que generalmente desea reservar un lugar lo antes posible.

Consideraciones

Antes de que pueda reservar un lugar para celebrar su banquete, debe planificar algunos detalles. Tenga en cuenta algunas fechas viables cuando llame para preguntar sobre las reservas. Además, es útil saber lo que hará para su programa para asegurarse de que el lugar tenga las comodidades necesarias para acomodarlo. Finalmente, debe tener un presupuesto a mano y saber aproximadamente cuánto quiere gastar en un lugar, comida y decoración.

Preguntas que hacer

Asegúrese de saber exactamente lo que obtiene cuando selecciona una ubicación. Hacer muchas preguntas antes de reservar su espacio es la mejor manera de asegurarse de que su lugar se adapte bien a su actividad.

1. ¿Cuánto tiempo puedes usar el espacio que reservaste? ¿Puedes llegar temprano para acomodarte? ¿Hay cargos por horas extras?
2. ¿Quién se encarga de la limpieza? Si te encargas tú mismo, ¿habrá descuento?
3. Si el lugar atiende, pregunte por el menú.
4. Pida ver y probar el sistema de sonido para asegurarse de que sea de alta calidad.
5. ¿Hay algún otro equipo que necesite para su banquete, como un proyector de diapositivas, que las instalaciones puedan proporcionarle? ¿Cuáles son las tarifas?
6. Confirme los detalles de pago, como la fecha de vencimiento del depósito y la fecha de vencimiento de la factura final.
7. Si su fecha preferida no está disponible, ¿qué otras fechas están disponibles en ese mes?
8. ¿Quién es el responsable de la decoración? Si el lugar ofrece decoraciones, ¿puedes traer las tuyas? ¿Puedes mover cosas? ¿Hay alguna restricción?
9. ¿Cual es la política de cancelación?
10. ¿Se proporcionan mesas, sillas, cubiertos, platos y vasos y están incluidos en la tarifa de alquiler del espacio?
11. ¿Hay estacionamiento en el lugar? (Si es así, considere si esto será suficiente para acomodar a su grupo).

Ideas de lugares

La clave para elegir un lugar es encontrar algo adecuado para su grupo y su presupuesto. Si está planeando un banquete deportivo, no lo haga en el hotel más lujoso del centro de la ciudad cuando una habitación informal de un club de campo sería suficiente. En un banquete para reconocer los logros de alguien que se jubila, un salón de banquetes profesional sería ideal. Las opciones adicionales para las instalaciones incluyen:

• Hoteles locales, restaurantes y salones de banquetes
• Un museo
• Ayuntamiento (si lo tiene)
• Tu biblioteca municipal
• campo o club de golf
• Iglesia u otro lugar de culto
• Acuario
• Centro Comunitario

en lo barato

No se preocupe si su presupuesto es ajustado. Hay maneras de conseguir un lugar elegante para banquetes sin tener que gastar mucho dinero.

• ¿Alguien en su grupo trabaja o tiene contacto con alguien que sea dueño de una instalación?
• Gasta dinero en decoraciones. Puedes decorar cualquier cosa para que se vea elegante.
• Pregunte en cambio si puede obtener un descuento al encargarse usted mismo de ciertos detalles, como la restauración, la decoración, la instalación o la limpieza.
• ¿El lugar le permitirá alquilar el espacio más barato si lo anuncia?
• Si tiene el banquete en una noche entre semana, ¿ofrecerán un descuento?
• ¿Se puede donar parte del banquete, como comida o decoración? Muchas empresas donarán a una buena causa y alguna publicidad gratuita.

También tenga en cuenta que los ayuntamientos, bibliotecas u otras organizaciones comunitarias locales suelen ser mucho más baratos que un salón de banquetes, un hotel o un centro de conferencias. El lugar siempre se puede vestir con decoraciones u otros detalles que harán que el banquete sea único.

Configuración del programa

Irónicamente, decidirse por un programa tiende a ser uno de esos últimos detalles. Sin embargo, su programa hará o romperá su banquete. Ya sea que su programa sea excelente o un fracaso, la gente hablará de él durante semanas. Al desarrollar un plan, se deben considerar tres factores principales.

Objetivo

¿Cuál es el propósito de su banquete? ¿Es para honrar a un grupo oa un individuo? ¿Es solo para reunirse para un momento social o para celebrar un logro grupal en particular? Asegúrese de planificar que el propósito sea muy claro en todo lo que haga. No querrás que las personas sientan que han perdido el tiempo viniendo al evento. Tu objetivo también debe guiar todas tus otras decisiones. Nada estropeará más su banquete que tener una agenda no dirigida o tratar de hacer demasiado en una noche.

Cada hora

Uno de los pasos en falso más comunes al planificar un banquete es planificarlo de tal manera que los invitados tengan que sentarse durante largos períodos de tiempo sin hablar o levantarse. Mucha gente tiende a planear oradores que hablen durante la cena o durante el postre. Si haces eso, está bien, pero ten en cuenta que la mayoría de las personas comienzan a desconectarse después de 20 minutos. Si necesita hablar mucho, hágalo durante la comida.

CM

Nunca cometa el error de tratar de organizar el evento usted mismo. Como planificador de banquetes, estará agotado cuando llegue el gran evento. Deje que otra persona se encargue de los detalles de la noche y déjele saber a la gente lo que está pasando. Elija un MC querido que sea un orador elocuente y que se sienta cómodo con la improvisación.

Alimento

Tenga la seguridad de que la gente hablará de la comida de su banquete durante un tiempo. Asegúrate de que se destaque porque es fenomenal en lugar de malo. La mayoría de las veces, los banquetes son apoyados por el propio lugar. Contratar un lugar que haga su propio catering es definitivamente la forma más fácil de planificar para una gran multitud; sin embargo, su costo puede ser prohibitivo. Si su lugar no ofrece catering, hay algunas otras opciones que puede considerar.

Restauración patrocinada

Solicite a las empresas locales que organicen su evento con un descuento ofreciéndoles publicidad gratuita. Definitivamente no es la forma más rápida de hacer algo, ya que probablemente tendrás que llamar a varios restaurantes para hacer el trabajo. Sin embargo, muchas empresas nuevas o pequeñas están dispuestas a participar en publicidad relativamente gratuita solo para dar a conocer su nombre. Comience con nuevos restaurantes en su área, ya que es más probable que lo necesiten.

Hazlo tu mismo

En realidad, si estás coordinando el evento, no deberías encargarte del catering. Tal vez alguien en tu grupo sea muy hábil en la cocina y no le importe cocinar. Calcular la comida para una fiesta puede ser complicado, así que como planificador de eventos, asegúrese de obtener las cantidades exactas de la persona que cocina para saber sin duda que habrá suficiente comida.

invitaciones

En estos días, casi todo vale en términos de invitaciones. Para la mayoría de los eventos grupales, como un grupo empresarial o comunitario, puede enviar invitaciones por correo electrónico. Lo bueno de sitios como Evite es que los invitados pueden responder por correo electrónico directamente en el sitio y el sitio hará un seguimiento de ellos por usted, dejándolo con una cosa menos que hacer.

Si su banquete requiere algo más elegante que las invitaciones por correo electrónico, asegúrese de pedirlas con unos seis meses de anticipación. Esto le da suficiente tiempo para corregir cualquier error. Envíe las invitaciones de seis a ocho semanas antes del evento.

Decoraciones

Tenga en cuenta que muchos lugares decorarán su espacio para banquetes con manteles y centros de mesa. Sin embargo, puede agregar decoraciones existentes para crear un ambiente único, o también puede ser responsable de planificar la decoración. Recuerde que las decoraciones establecerán el tono general del banquete, así que asegúrese de retratar bien el evento.

ideas formales

Un banquete formal incluirá una cena sentada o un buffet completo con servicio de bebidas. La decoración debe ser elegante, pero la elegancia no tiene por qué significar costosa y elaborada. Aquí hay algunas ideas simples:

• velas flotantes
• Botes de boticario llenos de flores u otros elementos naturales
• caminos de mesa
• Lazos de tela en los respaldos de sillas o cubiertas de sillas
• Ramas naturales con luces de hadas
• Espejos de centro de mesa que sostienen un jarrón de flores o velas
• candelabros de mesa
• Servilletas de tela dobladas de lujo
• Árboles de fibra óptica que bordean el espacio.

ideas informales

Un banquete informal es un banquete que generalmente no cuenta con apoyo y generalmente será organizado por un grupo comunitario, como un equipo deportivo.

• globos de mylar
• linternas de cuerda
• confeti en forma
• Utensilios atados en una servilleta con cinta de guinga
• Encendiendo
• Arreglo de guarnición o fruta tallada

Consejos para un banquete exitoso

• Delegado: el hecho de que esté a cargo no significa que tenga que hacer todo personalmente.
• Guarde toda la información de su banquete: ideas, contratos de proveedores, recibos, etc. – en una carpeta para que estén todos juntos y en un solo lugar, y puedas guardar la información para el próximo banquete.
• Utilice una hoja de trabajo de planificación de banquetes. Esto hará que sea mucho más fácil desglosar tareas grandes. Si necesita ayuda para descargar la hoja de cálculo, consulte estos útiles consejos.
• Presta atención a los detalles. Son esos pequeños toques de los que la gente habla durante años.

Si bien puede parecer mucho trabajo, es posible planificar un banquete del que la gente delirará en los años venideros. Las claves del éxito son la planificación anticipada y realmente la planificación con su objetivo en mente. Sus invitados apreciarán un banquete bien pensado que satisfaga a su grupo.

© 2022 ViviendoElHoy Medios. Reservados todos los derechos.