Asesoramiento experto en planificación de eventos.

Grandes ideas, creatividad y una lista de verificación de planificación de eventos organizados pueden ayudar a que su evento sea un gran éxito. Alison Wenstrup, propietaria y coordinadora de eventos de Aviva Events, participa en todo, desde reuniones íntimas hasta bodas elaboradas, recaudación de fondos y eventos corporativos. Alison se tomó un tiempo de su apretada agenda para compartir consejos que lo ayudarán con su lista de control de planificación de fiestas y compartir experiencias de su carrera como coordinadora de eventos.

Planificación de fiestas organizadas.

Me encanta saber (LTK): Cuando comienza a planificar un evento, recopila información en una lista de verificación de planificación de eventos para ayudar a guiar la dirección que tomará y lo que necesitará para que suceda. ¿Cuáles son los elementos más importantes que siempre se deben incluir?

Alison Wenstrup (AW):

1. Presupuesto: Trate de hacer uno y manténgalo; es demasiado fácil gastar demasiado sin uno.
2. Catering: incluso si cocina usted mismo, asegúrese de investigar un poco para determinar cuánta comida y bebida necesitará para acomodar a sus invitados.
3. Tiempo: por ejemplo, para un evento formal, sus invitaciones deben enviarse con dos meses de anticipación, pero para un evento más informal, se aceptan de 2 a 4 semanas. Si crea una línea de tiempo, es mucho más fácil recordar los detalles y revisarlos todos sin sentirse abrumado.

Si todo lo que tienes son buenos amigos y buena comida, ¡no te puedes equivocar! Y si se apegó a su presupuesto durante el proceso, será mucho mejor.

LTK: Es posible que una lista de verificación de planificación de eventos no siempre capture todos los detalles o anticipe todo lo que podría salir mal. ¿Cuáles son algunos buenos consejos para ayudar a reducir la posibilidad de que surjan problemas en un evento?

AW: Ante todo, una actitud positiva. Las cosas saldrán mal; ¡es simplemente la naturaleza del mundo! Pero si puede tomarlos con calma, verá que no es gran cosa y que la mayoría de sus invitados no se darán cuenta ni les importará. Dicho esto; il est toujours agréable de s’assurer que votre trousse d’urgence et votre armoire à pharmacie sont bien approvisionnées (pour les problèmes graves) et que les numéros de plusieurs services de livraison sont à portée de main en cas de sinistre dans la restauration ou la cocina. También es bueno tener efectivo extra y varios números de compañías de taxis a mano para cualquier huésped que pueda disfrutar de una bebida de más.

temas de fiesta

LTK: Los temas pueden hacer o deshacer la fiesta. ¿Cuáles son los temas de fiesta más populares? ¿Cuáles son los más inusuales?

AW: Para una fiesta infantil todo está permitido y no hay límite de temática! Los más populares son los personajes de dibujos animados favoritos o las fiestas de «princesas». Para las fiestas de adultos, me gusta señalar que cualquier tema puede funcionar, si se hace de la manera correcta. Cuando trabaje con un tema, siempre adopte el enfoque más sutil. De lo contrario, tu cóctel de adultos terminará pareciendo una fiesta infantil.

presupuesto del partido

LTK: Si su cliente tiene un presupuesto ajustado, ¿cómo puede ahorrar dinero sin sacrificar la calidad o la presentación?

AW: Todavía puede ahorrar dinero si está dispuesto a dedicar tiempo. Esto puede significar dedicar horas a crear invitaciones o centros de mesa a mano en lugar de pagarle a otra persona para que lo haga por usted. O bien, si tiene un amigo que se especializa en un determinado campo relacionado con eventos (música, catering, floral), puede intercambiar su tiempo y talento en un área en la que se especialice. Por ejemplo, si trabajas en contabilidad, ofrécete a ayudar a tu amiga florista a pagar sus impuestos a cambio de una reducción de precio o una lección rápida de diseño floral. También póngase en contacto con las universidades locales. Los estudiantes de pregrado y posgrado en campos como la fotografía y la música a menudo son increíblemente talentosos, pero están dispuestos a trabajar por menos para construir sus portafolios.

Sugerencias para una fiesta exitosa

LTK: ¿Tiene alguna sugerencia que pueda ayudar a asegurar una fiesta exitosa?

AW: ¡Tu lista de invitados puede hacer o deshacer absolutamente tu fiesta! Asegúrese de que haya una buena combinación de caras antiguas y nuevas, y asegúrese de presentar a todos entre sí. La combinación correcta de personas hará que la fiesta dure toda la noche, mientras que la combinación incorrecta puede dejar a todos en un silencio incómodo. No tenga miedo de invitar a su amigo o vecino: ¡siempre es bueno tener a alguien cerca para darle vida a las cosas!

Carreras de planificación de fiestas

LTK: La planificación de fiestas es un campo interesante. ¿Qué te impulsó a moverte en esta dirección como carrera?

AW: Esto es algo en lo que caí inicialmente. Durante mis estudios universitarios, estudié artes de la comunicación con especialización en producción televisiva. Pero como miembro de la junta de varias organizaciones estudiantiles, me encontré planeando muchos eventos y me encantó el proceso. Se necesita un cierto tipo de personalidad, casi extravagante, para manejar el estrés del trabajo y amar la organización y los detalles de todo, y eso me pareció muy bien. Me comuniqué con otros planificadores de eventos locales y me ofrecí a ayudar a obtener más experiencia, ¡y todo creció a partir de ahí! No pasó mucho tiempo antes de que comenzara por mi cuenta a crear Aviva Events, y no podría estar más feliz con la decisión.

LTK: ¿Cuál es uno de los eventos más memorables que ha organizado?

AW: La primera boda en la que trabajé es sin duda la más memorable. De alguna manera, durante la ceremonia, la habitación donde se almacenaban nuestros suministros de recepción estaba cerrada con llave… ¡Terminé teniendo que levantarme contra una pared y trepar por una ventana para entrar a la habitación y abrir la puerta! Definitivamente una experiencia memorable y una lección rápida de cómo «todo va» mientras se trabaja en un evento. Todo salió bien al final, y todo salió a tiempo desde la iglesia hasta el lugar de la recepción, y la fiesta de bodas no se dio cuenta.

LTK: ¿Qué es lo que más disfrutas de organizar una fiesta?

Lo que más me gusta es conocer a mis clientes y ayudarlos a planificar un día importante en sus vidas. ¡Cada persona tiene una historia, y escucho muchas de ellas! Mis clientes son todos muy diferentes y tienen antecedentes muy variados; no hay dos eventos iguales, y no me gusta saber siempre lo que podría suceder a continuación.

LTK: ¿Hay algún tipo de fiesta o evento que no considerarías para un proyecto?

AW: Tendré en cuenta cualquier tipo de evento. En casos raros, hay ciertos eventos o clientes para los que creo que otro planificador local podría ser más adecuado, y si surge esa ocasión, paso la recomendación.

LTK: ¿Cuál ha sido su experiencia más gratificante como coordinador de planificación de eventos?

AW: Es muy difícil elegir solo una de las experiencias más gratificantes. A lo largo del proceso de planificación de eventos, generalmente me vuelvo muy cercano a mis clientes. Después de cada evento, el agradecimiento que recibo de ellos y de sus amigos y familiares puede ser abrumador. Pero la mayoría de las recompensas provienen de trabajar con organizaciones sin fines de lucro. Cuando puedo ayudar a los grupos a crear un evento que recaude fondos para apoyar su misión, ¡todo el trabajo arduo vale la pena!

LTK: Para aquellos de nosotros que estamos considerando una carrera en la planificación de fiestas, ¿qué consejo puede darnos?

AW: Sugeriría comenzar como voluntario en una organización sin fines de lucro. Regularmente organizan eventos para recaudar fondos y es un gran punto de partida para la experiencia, ¡además muy enriquecedor! También comuníquese con su capítulo local de ISES (Sociedad Internacional de Eventos Especiales), ABC (Asociación de Consultores Nupciales) o MPI (Meeting Planners International) para obtener más información sobre reuniones en su área y comenzar a establecer contactos con otros planificadores de eventos y proveedores.

Más información sobre los eventos de Aviva

Para obtener más información sobre Aviva Events, visite el sitio web o llame a Aviva al 513-288-0356. Envíe un correo electrónico a Alison Wenstrup a [email protected]. El correo puede enviarse a Aviva Events en PO Box 9391, Cincinnati, OH 45209.

Por Sheila Robinson

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