Cómo organizar registros financieros con métodos simples

¿Tiene problemas para encontrar los documentos de su hipoteca para sus impuestos? ¿Quizás está buscando la factura de su tarjeta de crédito? Puede que sea el momento de poner en orden tus finanzas. La organización eficaz y eficiente de los registros financieros no tiene por qué ser una tarea temida. Con el sistema de archivo adecuado y una buena manera de organizar los documentos, nunca más tendrá que preocuparse por su talón de pago (o cualquier otro registro financiero).

Pasos sencillos para organizar registros financieros en papel

¿Estás buscando poner en orden tus finanzas o las de otra persona? Puede parecer una tarea desalentadora al principio. Sin embargo, si crea un sistema organizado y lo sigue, puede hacer su vida más fácil. Obtenga instrucciones sencillas paso a paso para organizar sus registros financieros en papel.

Paso 1: Reúna sus registros y documentos financieros

El primer paso en el camino hacia la organización financiera es encontrar todos los documentos financieros de las facturas correspondientes a su licencia comercial. Si es un documento importante, debe ingresarlo. Comenzarás con todo en una gran pila. Puede parecer abrumador, pero funciona.

Paso 2: ordene sus registros financieros

Ahora que ha reunido todos sus documentos financieros en papel, debe ordenarlos. La forma más fácil de hacer esto es determinar cuáles deben pagarse y cuáles deben archivarse y triturarse. Puedes utilizar cajas o bandejas para separarlos.

1. Sacar tres bandejas o cajas.
2. Etiquételos Para hacer (necesidad de pagar), Archivo (estados de cuenta, documentos a largo plazo), Triturar (más de 3-7 años, dependiendo de cuánto tiempo guarde los registros)
3. Organice sus registros financieros en sus tres carpetas.

Paso 3: Crear un sistema de archivo

Ahora que ha ordenado sus registros financieros, quiere tratar con cada caja individualmente.

• Hacer: Suelen ser facturas mensuales y correo no leído. Ordenarlos por fecha, y una vez pagados, van a la casilla de archivo.
• Archivar: Ordene todos estos documentos financieros por tipo (automóvil, banco, tarjetas de crédito, etc.) y por fecha (del más reciente al más antiguo). Agregue una etiqueta a una carpeta o carpeta y archívelos todos juntos en una sección.
• Desgarrar: Todo lo que tenga más de 3 a 7 años, como extractos bancarios o facturas de tarjetas de crédito, se puede triturar y reciclar.

Según la cantidad de documentos que necesite archivar, puede usar una carpeta de acordeón o separar todo en diferentes carpetas y colocarlos en una carpeta. Cualquiera que sea la forma que elija para hacerlo, debe asegurarse de que el lugar donde guarde sus registros sea resistente al fuego y al agua, especialmente si no tiene copias de seguridad digitales.

Paso 4: Realice un seguimiento de los nuevos documentos financieros

A medida que lleguen nuevos documentos financieros, colóquelos en sus diversas cajas y procéselos en consecuencia. Puede ser útil elegir un día en el que procese sus registros financieros. Por ejemplo, puede configurar un recordatorio en su teléfono para revisar su correo y facturas todos los lunes o domingos. En ese momento, puede abrir, leer, pagar y archivar sus documentos financieros para garantizar el mantenimiento de su sistema.

Paso 5: Purgue los archivos con regularidad

Si bien es esencial adquirir el hábito de realizar un seguimiento de las nuevas facturas y documentos que llegan, también es importante depurar sus registros con regularidad. Cada enero o primavera, revise sus registros y vea si algo está listo para ser purgado. Esto asegura que sus archivos no se salgan de control.

Pasos para organizar registros financieros electrónicos

Los archivos en papel pueden ocupar mucho espacio. Por lo tanto, muchas personas se están volviendo digitales. Además, las tarjetas de crédito y los bancos están renunciando a los estados de cuenta en papel por formatos digitales. Para asegurarse de que todos sus registros financieros estén en un solo lugar cuando los necesite, necesita una pequeña organización electrónica.

Paso 1: Cree una carpeta de registros financieros

Cuando organiza registros electrónicos, desea crear una ubicación principal para toda su información en su computadora o disco.

1. Cree una carpeta en un área de su computadora o unidad que use con frecuencia, como Documentos.
2. Etiquete la nueva carpeta con un nombre fácil de recordar, como Registros financieros digitales de Steve.
3. Cree varias carpetas nuevas en su carpeta de documentos financieros para la persona o bien que vaya a archivar (automóvil, banco, hipoteca, etc.)

Paso 2: escanea todo

Ahora que sus archivos están listos, es hora de digitalizar todo.

1. Regístrese para todos los estados de cuenta electrónicos, recibos electrónicos y más.
2. Escanee todos los estados financieros en papel para convertirlos en una copia digital.
3. Coloque sus archivos descargados o escaneados en su carpeta de documentos financieros digitales.
4. Escriba todo lo que descargó o escaneó con un nombre descriptivo como Declaración de agosto de Capital One de Kathy para clasificarlo fácilmente.

Paso 3: ordene todos los archivos en la carpeta adecuada

Con sus documentos hermosos y digitales, simplemente clasifíquelos en la carpeta adecuada.

1. Ordena todo en la carpeta apropiada. Por ejemplo, extractos de tarjetas de crédito en la carpeta Registros de tarjetas de crédito, registros médicos en la carpeta Registros de salud.
2. Cree nuevas carpetas a medida que ordena para facilitar la administración. Por ejemplo, si tiene dos hijos, puede separar sus registros médicos en las carpetas Kathy y John de la carpeta Registros médicos.

Paso 4: Triturar o archivar copias impresas

Ahora que todo está digitalizado, por lo general puedes triturar cualquier factura o documento mensual. Sin embargo, querrá presentar copias impresas de documentos de préstamos, impuestos, documentos gubernamentales, etc. Al igual que con la presentación en papel, deberá colocarlos en una carpeta etiquetada en un lugar seguro.

Paso 5: Crea una copia de seguridad

La computadora falla y las cosas pueden perderse fácilmente. Aunque la mayoría de las veces puedes recuperarlos, no te arriesgues. Cree una copia de seguridad de sus registros financieros electrónicos. Puede guardarlo en una unidad flash, un disco duro externo o incluso una unidad de almacenamiento en línea como iCloud o OneDrive. Esto asegura que sus documentos estarán allí cuando los necesite.

Organizar registros financieros con una aplicación

Si crear carpetas y organizar sus registros financieros electrónicos parece un poco desalentador, puede descargar una aplicación de finanzas personales, como Mint, para ayudarlo a organizar sus registros. Estas aplicaciones son simples y fáciles de usar. También realizan un seguimiento de sus gastos semanales, mensuales y anuales para un mejor presupuesto. Esto puede ahorrarle muchas molestias, ya que simplemente puede vincularlos directamente a la mayoría de sus cuentas. El único inconveniente real de estos organizadores financieros es el hecho de que generalmente tienen tarifas mensuales por usar el servicio.

Por qué es importante organizar los registros financieros

Los registros financieros deben organizarse de manera eficiente, ya sea que se trate de registros de nómina y gastos, extractos de tarjetas de crédito personales y documentos hipotecarios, o contratos de préstamos estudiantiles y recibos de compra. Estar organizado financieramente puede ayudar a las personas y empresas a:

• Impuestos: Las carpetas organizadas facilitan la búsqueda de recibos deducibles de impuestos, historiales de pago de impuestos trimestrales y otros documentos necesarios para una presentación sencilla.
• Presupuesto: Saber dónde están todos los registros financieros y cómo se gasta el dinero facilita la creación de un presupuesto viable.
• Planificación patrimonial: Ya sea que planifique un fideicomiso para herederos o establezca cuentas de jubilación, los registros financieros organizados son útiles.

Organizarse

Así como Roma no se construyó en un día, la organización no sucederá de la noche a la mañana. Debe seguir trabajando en ello todos los días y todas las semanas para mantener todos sus registros financieros bajo control. Pero una vez que un sistema no funciona, la organización se convierte rápidamente en un hábito.

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