Destrucción de papel – Organizando la empresa

Cada cierto tiempo conviene realizar inventario en una empresa, eso es muy utilizado para tener un control adecuado sobre los bienes y productos que se poseen, al tiempo que se valida con la información relacionada en los sistemas de gestión. Pero también es propicio organizar desde otro punto de vista, esto es lo concerniente al análisis de datos, aprovechando de depurar lo que ya no sea útil, bien sea a través de la destrucción de papel o la eliminación de archivos digitales.

Suena fácil pero no lo es. A veces desprenderse de objetos es mucho más sencillo que deshacerse de la información, sobre todo si ésta compromete legalmente a la empresa y acarrea multas u otras sanciones administrativas. Es una actividad que debe llevarse a cabo con sumo cuidado y responsabilidad.

Lo primero que se debe hacer es designar al equipo de trabajo que asumirá ese compromiso, el cual tiene que analizar al detalle lo que se estipula legalmente para proceder a la eliminación de la información, tanto la física como la digital. Por lo delicado del asunto, no está demás aclarar que los integrantes de este grupo, tienen que ser de la mayor confianza posible. Cualquier uso inadecuado del contenido de documentos podría traer gravísimas consecuencias.

Este trabajo se puede hacer internamente, pese a los riesgos que ello implica, pero no es la única manera. Existen empresas que se dedican a esta labor, conocen las regulaciones vigentes, poseen la maquinaria y equipamiento necesario, el personal debidamente formado y suscriben contratos de confidencialidad.

Con la contratación de una empresa especializada en la destrucción de documentos, se quita un gran peso de encima y la responsabilidad se les transfiere conjuntamente con todas las tareas relacionadas. Lo único que habría que hacer es seleccionar a la adecuada, que realmente esté certificada para acometer dicho servicio.